1Qui nous sommes

VLF Électrique (9281-6396 Québec inc.) est un entrepreneur électricien établi à Oka, au Québec, titulaire de la licence RBQ 5668-6199-01. Cette politique explique comment nous traitons les renseignements personnels que nous recueillons par notre site vlfelectrique.ca, par courriel, par téléphone et dans le cadre de nos travaux.

2Responsable de la protection des renseignements personnels

Le président de VLF Électrique est responsable de la protection des renseignements personnels. Pour toute question, demande ou plainte, communiquez avec lui :

3Renseignements que nous recueillons

Ce que vous nous transmettez. Lorsque vous remplissez le formulaire de demande de soumission, nous recueillons votre prénom, votre nom, votre numéro de téléphone, votre courriel, le type de projet et la description que vous en faites. Si vous nous écrivez ou nous appelez, nous conservons les renseignements que vous nous donnez. Si vous devenez client, nous recueillons aussi l’adresse des travaux et les renseignements nécessaires à la facturation.

Ce qui est recueilli automatiquement.

• Notre hébergeur web enregistre des journaux techniques (adresse IP, type de navigateur, date et page consultée) pour assurer le fonctionnement et la sécurité du site.
• Les polices de caractères du site proviennent de Google Fonts. Votre navigateur communique donc votre adresse IP aux serveurs de Google lorsqu’il les télécharge.
• Votre navigateur garde en mémoire, sur votre appareil seulement, votre choix de thème (clair ou sombre) et de langue. Cette information ne nous est pas transmise.

Nous n’utilisons aucun témoin (cookie) de suivi, aucun outil d’analytique, aucune publicité ciblée et aucune technologie de profilage, de localisation ou d’identification.

4Pourquoi nous les utilisons

• Répondre à vos questions et vous préparer une soumission.
• Planifier, réaliser et assurer le suivi des travaux.
• Facturer nos services et tenir nos registres comptables.
• Respecter nos obligations légales, notamment fiscales et celles liées à la Régie du bâtiment du Québec.
• Assurer la sécurité et le bon fonctionnement de notre site.

Nous n’utilisons pas vos renseignements à d’autres fins sans votre consentement, sauf si la loi le permet.

5Votre consentement

En nous transmettant vos renseignements par le formulaire, par courriel ou par téléphone, vous consentez à ce que nous les utilisions aux fins décrites dans cette politique. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en écrivant à notre responsable. Le retrait peut toutefois nous empêcher de donner suite à votre demande.

6Qui y a accès

Seuls les membres de notre équipe qui en ont besoin pour leur travail ont accès à vos renseignements. Nous pouvons aussi les communiquer :

• à nos fournisseurs de services technologiques, comme notre hébergeur web et notre service de courriel (Microsoft 365), qui les traitent pour notre compte. Ces fournisseurs peuvent conserver des données à l’extérieur du Québec; nous nous assurons qu’ils les protègent adéquatement;
• à nos professionnels (comptable, assureur, conseiller juridique), dans la mesure nécessaire;
• aux autorités, lorsque la loi l’exige.

Nous ne vendons, ne louons et n’échangeons jamais vos renseignements personnels.

7Conservation et sécurité

Nous conservons vos renseignements seulement le temps nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Une demande de soumission sans suite est détruite au plus tard 24 mois après notre dernier échange. Les dossiers de clients et de facturation sont conservés pendant la durée exigée par les lois fiscales, soit généralement six ans.

Nous protégeons vos renseignements par des mesures adaptées : accès limité aux personnes autorisées, comptes protégés par mot de passe et transmission chiffrée sur notre site (HTTPS). Si un incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux, nous en avisons les personnes concernées et la Commission d’accès à l’information, comme l’exige la loi.

8Vos droits

Vous pouvez en tout temps :

• demander l’accès aux renseignements que nous détenons sur vous;
• faire corriger un renseignement inexact ou incomplet;
• retirer votre consentement ou demander la suppression de vos renseignements, sous réserve de nos obligations légales;
• obtenir une copie de vos renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

Écrivez à info@vlfelectrique.ca. Nous répondons dans un délai de 30 jours et nous pourrions vous demander de confirmer votre identité.

9Plaintes

Si vous croyez que vos renseignements n’ont pas été traités correctement, écrivez d’abord à notre responsable. Nous examinerons votre plainte et vous répondrons par écrit. Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec.

10Modifications

Nous pouvons mettre à jour cette politique. La date de la dernière mise à jour est indiquée en haut de la page. En cas de changement important, nous l’annoncerons sur notre site.

1Who we are

VLF Électrique (9281-6396 Québec inc.) is an electrical contractor based in Oka, Québec, holding RBQ licence 5668-6199-01. This policy explains how we handle the personal information we collect through our website vlfelectrique.ca, by email, by phone and in the course of our work.

2Person in charge of personal information

The president of VLF Électrique is responsible for the protection of personal information. For any question, request or complaint, contact:

3Information we collect

What you give us. When you fill out the quote request form, we collect your first and last name, phone number, email, project type and the description you provide. If you email or call us, we keep the information you share. If you become a client, we also collect the job site address and the information needed for billing.

What is collected automatically.

• Our web host keeps technical logs (IP address, browser type, date and page visited) to keep the site running and secure.
• The site’s fonts are served by Google Fonts, so your browser shares your IP address with Google’s servers when it downloads them.
• Your browser remembers your theme (light or dark) and language choice on your device only. This information is not sent to us.

We use no tracking cookies, analytics, targeted advertising, or profiling, location or identification technology.

4Why we use it

• To answer your questions and prepare your quote.
• To plan, carry out and follow up on the work.
• To bill for our services and keep our accounting records.
• To meet our legal obligations, including tax and Régie du bâtiment du Québec requirements.
• To keep our website secure and working properly.

We do not use your information for any other purpose without your consent, unless the law allows it.

5Your consent

By sending us your information through the form, by email or by phone, you consent to its use for the purposes described in this policy. You can withdraw your consent at any time by writing to the person in charge. Withdrawing may prevent us from following up on your request.

6Who has access

Only team members who need it for their work can access your information. We may also share it with:

• our technology service providers, such as our web host and our email service (Microsoft 365), which process it on our behalf. These providers may store data outside Québec; we make sure they protect it adequately;
• our professional advisors (accountant, insurer, legal counsel), as needed;
• authorities, when required by law.

We never sell, rent or trade your personal information.

7Retention and security

We keep your information only as long as needed for the purposes it was collected for. A quote request that does not go ahead is destroyed no later than 24 months after our last exchange. Client and billing records are kept for the period required by tax laws, generally six years.

We protect your information with appropriate measures: access limited to authorized people, password-protected accounts and encrypted transmission on our site (HTTPS). If a confidentiality incident creates a risk of serious injury, we notify the people concerned and the Commission d’accès à l’information, as the law requires.

8Your rights

At any time, you can:

• request access to the information we hold about you;
• have inaccurate or incomplete information corrected;
• withdraw your consent or ask us to delete your information, subject to our legal obligations;
• receive a copy of your information in a structured, commonly used technological format.

Write to info@vlfelectrique.ca. We reply within 30 days and may ask you to confirm your identity.

9Complaints

If you believe your information was not handled properly, please write to the person in charge first. We will review your complaint and reply in writing. If you are not satisfied with our answer, you can contact the Commission d’accès à l’information du Québec.

10Changes

We may update this policy. The date of the latest update appears at the top of this page. We will announce any significant change on our website.